Reservierungs-Tools einrichten - Zeta Plattform
- ZETA GASTRO
- vor 3 Tagen
- 5 Min. Lesezeit
Kurzbegriffe der Reservierungs-Tools (damit wir dasselbe meinen)
Sektor = Bereich deines Lokals (z. B. Innenraum, Terrasse, Bar).
Tisch = konkrete Sitzgelegenheit mit eigener ID (z. B. A4, T12).
Service = buchbare Zeitspanne/„Schicht“ (z. B. Mittagessen 11:30–14:30, Dinner 18:00–22:00).
Widget = Online‑Reservierungsfenster für deine Website/Links.
1) Sektoren anlegen
Was & warum? Sektoren helfen dir, Ordnung und Regeln (z. B. Sichtbarkeit) pro Bereich zu steuern. Sie sind die Basis für Tischplan & Automatik.
So geht’s
Tische‑Verwaltung → Sektoren verwalten öffnen.
„+ Sektor hinzufügen“ → Namen vergeben (z. B. Innenraum, Terrasse).
Sichtbarkeit (z. B. nur saisonal buchbar) einstellen.
Speichern.
Reihenfolge bei Bedarf später per Drag/Optionen ändern oder Sektoren löschen.
Beispiele
Sommerbetrieb: Terrasse sichtbar April–September, sonst ausgeblendet.
Eventfläche: Private Lounge sichtbar nur für spezielle Aktionen.
Pro‑Tipps
Lege lieber 2–3 klare Sektoren anstatt viele Mini‑Sektoren.
Wähle sprechende Namen (Team versteht’s sofort: Innenraum A, Innenraum B, Terrasse).
Mini‑Check
Mindestens 1 Sektor existiert
Sichtbarkeitslogik (Saison/Events) passt
2) Tische hinzufügen & konfigurieren
Was & warum? Hier entscheidest du, wie der Algorithmus zuteilt (Min/Max Sitzplätze, Kombinierbarkeit, Online‑Sichtbarkeit).
So geht’s
Im gewünschten Sektor auf „+ Tisch“ oder „Tisch hinzufügen“.
Tisch‑ID vergeben (Zahlen/Buchstaben oder gemischt: A1, T12, Bar‑3).
Sitzplätze optimieren:
Minimum (z. B. 2) → verhindert, dass ein 4er‑Tisch für 1 Person blockiert wird.
Maximum (z. B. 5–6) → falls du „einen Stuhl dazu“ geben kannst.
Form wählen (später für den grafischen Plan hilfreich).
Aktiv/Passiv setzen (passive Tische sind nicht buchbar).
Farbe wählen (bessere visuelle Orientierung fürs Team).
Online‑Sichtbarkeit:
AUS, wenn Tisch nur manuell vergeben werden soll (z. B. Walk‑Ins, Stammgäste, Terrasse bei unsicherem Wetter).
Kombinierbar markieren, wenn Tische zusammengelegt werden dürfen.
Speichern – ähnliche Tische duplizieren, um Zeit zu sparen.
Beispiel 1 – Klassischer 4er‑Tisch
ID: T12
Minimum: 2, Maximum: 5
Online‑Sichtbarkeit: AN
Kombinierbar: JA (mit T11), damit 8–10er‑Gruppen möglich sind.
Beispiel 2 – Hochtisch für Walk‑Ins
ID: Bar‑3
Minimum: 1, Maximum: 2
Online‑Sichtbarkeit: AUS (Freihalten für Laufkundschaft)
Farbe: auffällig, damit Team ihn schnell erkennt.
Pro‑Tipps
Duplizieren spart enorm Zeit (erst einen „Muster‑Tisch“ sauber anlegen).
Min/Max realistisch setzen → bessere Auslastung, weniger „Blocker“.
Nutze Passiv statt Löschen, wenn ein Tisch nur zeitweise wegfällt (Reparatur/Saison).
Mini‑Check
Alle Tische haben eindeutige IDs
Min/Max je Tisch sinnvoll
Kombinierbare Tische sind gegenseitig als kombinierbar markiert
Walk‑In‑Tische online unsichtbar
3) Tischplan gestalten (grafisch)
Was & warum? Der Plan hilft dir im Alltag: schnelle Übersicht, manuelle Zuweisung, Training für neue Teammitglieder.
So geht’s
Tischplan öffnen → gewünschten Sektor wählen.
Tische sind schon vorhanden → per Drag & Drop platzieren.
Klick zum Rotieren, Größe/Abstand passend arrangieren.
Optional: Zusatzelemente (z. B. Wege, Bar‑Bereiche) ergänzen.
Beispiel
Innenraum: Hauptgang frei lassen, Notausgänge sichtbar, 2er neben 2er, 4er nahe Familienzone.
Terrasse: Wetterabhängige Tische gruppieren, damit du sie gemeinsam aktivieren/deaktivieren kannst.
Pro‑Tipps
Erstelle logische Inseln (2er‑Zone, 4er‑Zone, Gruppenzone).
Farben aus Schritt 2 nutzen → Schnellerkennung für Teambriefings.
Mini‑Check
Wege frei sichtbar
Kombi‑Tische nah beieinander
Plan entspricht der realen Aufstellung
4) Services & Zeiten einrichten
Was & warum? Services definieren wann und wie Gäste buchen: Dauer der Sitzungen, Slots, Sichtbarkeit, Bezahlung.
So geht’s: Service anlegen
Services öffnen → „+ Service“.
Name: klar & sprechend (Mittag, Kaffee & Kuchen, Dinner).
Gültigkeit:
Laufend (dauerhaft) oder
Zeitraum (z. B. Pop‑Up, Spargelwochen, Weihnachtsmenü).
Sitzungsdauer: Wie lange bleibt ein Tisch blockiert? (z. B. 90/120 Min.)
Time‑Slot‑Intervall: Welche Startzeiten sind sichtbar? (z. B. alle 15/30 Min.)
Zahlungspflichtig (optional): Vorauszahlung aktivieren (No‑Shows reduzieren).
Benachrichtigungen: an/aus (z. B. E‑Mail/Info bei neuer Reservierung).
Widget‑Notiz: Infos direkt anzeigen (z. B. „Reservierungen am selben Tag bitte anrufen“).
Sichtbarkeit im Widget: Service online zeigen/verbergen.
Kalender‑Einstellungen:
Buchbar von/bis (z. B. 11:30–14:30).
Letzte Ankunftszeit (z. B. bis 14:00, danach keine neuen Starts).
Max. Gäste pro Slot (Gesamtkapazität pro Zeitfenster).
Nicht mehr buchbar ab (Cut‑off für Kurzfrist‑Reservierungen, z. B. 30–60 Min. vorher).
Speichern (bei ähnlichen Services: duplizieren und Zeiten anpassen).
Beispiel A – Mittagessen (hoher Durchsatz)
Gültigkeit: laufend, Mo–Fr
Sitzungsdauer: 75 Min.
Slot‑Intervall: 15 Min. (11:30, 11:45, 12:00 …)
Letzte Ankunft: 14:00
Cut‑off: 30 Min. vorher
Max Gäste/Slot: 30 (abhängig von Tischanzahl)
Widget‑Notiz: „Für Reservierungen am selben Tag nach 11:00 bitte anrufen.“
Beispiel B – Dinner (längere Aufenthalte)
Sitzungsdauer: 120 Min.
Slot‑Intervall: 30 Min. (18:00, 18:30 …)
Letzte Ankunft: 21:00
Zahlungspflichtig: aus (nur wenn nötig aktivieren)
Beispiel C – Brunch (mit Anzahlung)
Zeitraum: jeden Sonntag im Monat
Sitzungsdauer: 90 Min.
Slot‑Intervall: 30 Min.
Zahlungspflichtig: an (z. B. 10 € p. P. Vorauszahlung)
Widget‑Notiz: „Vorauszahlung wird beim Gesamtbetrag angerechnet.“
Pro‑Tipps
Kürzere Slots (15 Min.) = mehr Flexibilität, aber mehr Optionen im Widget.
Sitzungsdauer realistisch wählen: lieber +15 Min. Puffer zur Stoßzeit.
Zahlungspflichtig nur dort aktivieren, wo No‑Shows wirklich wehtun (Brunch, Events).
Mini‑Check
Jeder Service hat klare Zeiten
Sitzungsdauer passt zu Tischdrehung
Cut‑off verhindert Last‑Minute‑Chaos
Notiz erklärt Spezialregeln (Same‑Day, Telefon etc.)
5) Widget anpassen & einbinden
Was & warum? Das Widget ist dein Online‑„Eingang“. Brand‑Konformität erhöht Vertrauen & Conversion.
So geht’s
Widget‑Einstellungen öffnen.
Farben/Schriften an dein Branding anpassen.
Optionen: Welche Services sichtbar? Welche Tische/ Sektoren sollen nicht vorgeschlagen werden?
Einbindung:
HTML‑Snippet in ein Website‑Element einfügen oder
Direktlink auf Buttons/Navigation hinterlegen.
Beispiele
Terrasse wetterabhängig? → Terrasse‑Tische nicht online sichtbar machen, nur manuell.
Events auf Landingpage? → Direktlink zum Event‑Service verwenden.
Pro‑Tipps
Teste das Widget einmal mobil und am Desktop.
Platziere den „Jetzt reservieren“‑Button above the fold (keine Scroll‑Suche).
Mini‑Check
Branding passt
Richtige Services sichtbar
Link/Einbettung getestet (mobil + Desktop)
6) Einstellungen prüfen & (optional) Google verknüpfen
Was & warum? Hier stellst du Feinschliff ein und verbindest Google, damit Gäste dich leichter finden.
So geht’s
Einstellungen prüfen (Allgemeines, Sprache, ggf. Benachrichtigungen).
(Optional) Google‑Verknüpfung aktivieren.
Hinweis: Sichtbarkeit im Google‑Profil ca. 24–48 Stunden später.
Test‑Reservierungen durchführen:
Einmal online (wie ein Gast)
Einmal manuell (im Dashboard)
Pro‑Tipps
Nach Test‑Reservierung: Automatik prüfen (kommt Bestätigung korrekt? Zuteilung logisch?).
Interne Team‑Notiz: „So weisen wir manuell zu, so stornieren/verschieben wir.“
Mini‑Check
Testbuchung erfolgreich
Bestätigungs‑E‑Mail/Prozess korrekt
Google‑Verknüpfung (falls gewünscht) aktiv
7) Praxis: Wie denkt die Automatik?
Zeta priorisiert passende Tische nach Min/Max‑Regeln und Kombinierbarkeit.
Beispiel: Anfrage 3 Pers., 19:00 → bevorzugt 4er‑Tisch (Min ≤ 3 ≤ Max), kein 2er‑Tisch, kein 6er, wenn 4er frei ist.
Kombi‑Beispiel: 8 Pers. → zwei 4er (kombi‑fähig) statt 6er+2er, wenn das effizienter ist.
Tipp: Wenn dir die Vorschläge nicht gefallen, prüfe Min/Max und Kombi‑Beziehungen zuerst.
8) Häufige Stolpersteine & schnelle Lösungen
„Es gibt keine sichtbaren Zeitfenster.“
→ Service‑Zeiten/Letzte Ankunft/Cut‑off prüfen.
„Tisch wird nie vorgeschlagen.“
→ Ist er aktiv? Stimmt Min/Max? Online‑Sichtbarkeit an?
„Tischkombinationen für Gruppen werden nicht gut ausgewählt.“
→ Kombinierbar beidseitig setzen, Tischplan prüfen (stehen Kombi‑Tische sinnvoll?).
„Zu viele 2er belegt durch Singles.“
→ Min bei 2er‑Tischen auf 2 setzen (Einzelgäste auf Bar/Walk‑In leiten).
„Kurzfrist‑Chaos um 12:30.“
→ Cut‑off erhöhen (z. B. 45–60 Min. vorher).
9) Muster‑Setups zum Abkupfern
Kleines Café (20 Plätze)
Sektoren: Innenraum, Außenbank
Tische: 6×2er (Min 2/Max 2), 2×4er (Min 2/Max 5), Bar‑2 (online aus)
Services:
Frühstück 08:00–10:30, Dauer 60 Min., Slot 15 Min., Cut‑off 30 Min.
Mittag 11:30–14:30, Dauer 60–75 Min., Slot 15 Min.
Restaurant (60–80 Plätze, Terrasse)
Sektoren: Innenraum A, Innenraum B, Terrasse (sichtbar Apr–Sep)
Tische: Viele 4er (Min 2/Max 5), einige 2er (Min 2/Max 2), 2×6er (Min 4/Max 7), Kombi‑Paare definieren
Services:
Lunch Mo–Fr 11:30–14:30 (75 Min., 15 Min. Slots)
Dinner Tgl. 18:00–22:00 (120 Min., 30 Min. Slots)
Brunch So 10:00–14:00 (90 Min., 30 Min. Slots, zahlungspflichtig)
10) Abschluss‑Checkliste (einmal durchklicken)
Sektoren erstellt & Sichtbarkeit korrekt
Tische mit ID, Min/Max, Aktiv, (Un‑)Sichtbarkeit, Kombi
Tischplan entspricht Realität
Services mit Zeiten, Dauer, Slots, Cut‑off, (Anzahlung), Notiz
Widget gebrandet & eingebunden (Mobil-/Desktop-getestet)
Test‑Reservierungen erfolgreich
(Optional) Google verknüpft
Das war’s! Viel Spaß beim Einrichtung der Reservierungs-Tools und erfolgreiche Reservierungen mit Zeta!
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