Reservierungs-Tools einrichten - Zeta Plattform

https://youtu.be/3iIMxm8CbJ8

Reservierungs Tools einrichten - Zeta Plattform

Kurzbegriffe der Reservierungs-Tools (damit wir dasselbe meinen)

• Sektor = Bereich deines Lokals (z. B. Innenraum, Terrasse, Bar).

• Tisch = konkrete Sitzgelegenheit mit eigener ID (z. B. A4, T12).

• Service = buchbare Zeitspanne/„Schicht“ (z. B. Mittagessen 11:30–14:30, Dinner 18:00–22:00).

• Widget = Online‑Reservierungsfenster für deine Website/Links.

1) Sektoren anlegen

Was & warum? Sektoren helfen dir, Ordnung und Regeln (z. B. Sichtbarkeit) pro Bereich zu steuern. Sie sind die Basis für Tischplan & Automatik.

So geht’s

1. Tische‑Verwaltung → Sektoren verwalten öffnen.

2. „+ Sektor hinzufügen“ → Namen vergeben (z. B. Innenraum, Terrasse).

3. Sichtbarkeit (z. B. nur saisonal buchbar) einstellen.

4. Speichern.

5. Reihenfolge bei Bedarf später per Drag/Optionen ändern oder Sektoren löschen.

Beispiele

• Sommerbetrieb: Terrasse sichtbar April–September, sonst ausgeblendet.

• Eventfläche: Private Lounge sichtbar nur für spezielle Aktionen.

Pro‑Tipps

• Lege lieber 2–3 klare Sektoren anstatt viele Mini‑Sektoren.

• Wähle sprechende Namen (Team versteht’s sofort: Innenraum A, Innenraum B, Terrasse).

Mini‑Check

• Mindestens 1 Sektor existiert

• Sichtbarkeitslogik (Saison/Events) passt

2) Tische hinzufügen & konfigurieren

Was & warum? Hier entscheidest du, wie der Algorithmus zuteilt (Min/Max Sitzplätze, Kombinierbarkeit, Online‑Sichtbarkeit).

So geht’s

1. Im gewünschten Sektor auf „+ Tisch“ oder „Tisch hinzufügen“.

2. Tisch‑ID vergeben (Zahlen/Buchstaben oder gemischt: A1, T12, Bar‑3).

3. Sitzplätze optimieren:

   • Minimum (z. B. 2) → verhindert, dass ein 4er‑Tisch für 1 Person blockiert wird.

   • Maximum (z. B. 5–6) → falls du „einen Stuhl dazu“ geben kannst.

4. Form wählen (später für den grafischen Plan hilfreich).

5. Aktiv/Passiv setzen (passive Tische sind nicht buchbar).

6. Farbe wählen (bessere visuelle Orientierung fürs Team).

7. Online‑Sichtbarkeit:

   • AUS, wenn Tisch nur manuell vergeben werden soll (z. B. Walk‑Ins, Stammgäste, Terrasse bei unsicherem Wetter).

8. Kombinierbar markieren, wenn Tische zusammengelegt werden dürfen.

9. Speichern – ähnliche Tische duplizieren, um Zeit zu sparen.

Beispiel 1 – Klassischer 4er‑Tisch

• ID: T12

• Minimum: 2, Maximum: 5

• Online‑Sichtbarkeit: AN

• Kombinierbar: JA (mit T11), damit 8–10er‑Gruppen möglich sind.

Beispiel 2 – Hochtisch für Walk‑Ins

• ID: Bar‑3

• Minimum: 1, Maximum: 2

• Online‑Sichtbarkeit: AUS (Freihalten für Laufkundschaft)

• Farbe: auffällig, damit Team ihn schnell erkennt.

Pro‑Tipps

• Duplizieren spart enorm Zeit (erst einen „Muster‑Tisch“ sauber anlegen).

• Min/Max realistisch setzen → bessere Auslastung, weniger „Blocker“.

• Nutze Passiv statt Löschen, wenn ein Tisch nur zeitweise wegfällt (Reparatur/Saison).

Mini‑Check

• Alle Tische haben eindeutige IDs

• Min/Max je Tisch sinnvoll

• Kombinierbare Tische sind gegenseitig als kombinierbar markiert

• Walk‑In‑Tische online unsichtbar

3) Tischplan gestalten (grafisch)

Was & warum? Der Plan hilft dir im Alltag: schnelle Übersicht, manuelle Zuweisung, Training für neue Teammitglieder.

So geht’s

1. Tischplan öffnen → gewünschten Sektor wählen.

2. Tische sind schon vorhanden → per Drag & Drop platzieren.

3. Klick zum Rotieren, Größe/Abstand passend arrangieren.

4. Optional: Zusatzelemente (z. B. Wege, Bar‑Bereiche) ergänzen.

Beispiel

• Innenraum: Hauptgang frei lassen, Notausgänge sichtbar, 2er neben 2er, 4er nahe Familienzone.

• Terrasse: Wetterabhängige Tische gruppieren, damit du sie gemeinsam aktivieren/deaktivieren kannst.

Pro‑Tipps

• Erstelle logische Inseln (2er‑Zone, 4er‑Zone, Gruppenzone).

• Farben aus Schritt 2 nutzen → Schnellerkennung für Teambriefings.

Mini‑Check

• Wege frei sichtbar

• Kombi‑Tische nah beieinander

• Plan entspricht der realen Aufstellung

4) Services & Zeiten einrichten

Was & warum? Services definieren wann und wie Gäste buchen: Dauer der Sitzungen, Slots, Sichtbarkeit, Bezahlung.

So geht’s: Service anlegen

1. Services öffnen → „+ Service“.

2. Name: klar & sprechend (Mittag, Kaffee & Kuchen, Dinner).

3. Gültigkeit:

   • Laufend (dauerhaft) oder

   • Zeitraum (z. B. Pop‑Up, Spargelwochen, Weihnachtsmenü).

4. Sitzungsdauer: Wie lange bleibt ein Tisch blockiert? (z. B. 90/120 Min.)

5. Time‑Slot‑Intervall: Welche Startzeiten sind sichtbar? (z. B. alle 15/30 Min.)

6. Zahlungspflichtig (optional): Vorauszahlung aktivieren (No‑Shows reduzieren).

7. Benachrichtigungen: an/aus (z. B. E‑Mail/Info bei neuer Reservierung).

8. Widget‑Notiz: Infos direkt anzeigen (z. B. „Reservierungen am selben Tag bitte anrufen“).

9. Sichtbarkeit im Widget: Service online zeigen/verbergen.

10. Kalender‑Einstellungen:

    • Buchbar von/bis (z. B. 11:30–14:30).

    • Letzte Ankunftszeit (z. B. bis 14:00, danach keine neuen Starts).

    • Max. Gäste pro Slot (Gesamtkapazität pro Zeitfenster).

    • Nicht mehr buchbar ab (Cut‑off für Kurzfrist‑Reservierungen, z. B. 30–60 Min. vorher).

11. Speichern (bei ähnlichen Services: duplizieren und Zeiten anpassen).

Beispiel A – Mittagessen (hoher Durchsatz)

• Gültigkeit: laufend, Mo–Fr

• Sitzungsdauer: 75 Min.

• Slot‑Intervall: 15 Min. (11:30, 11:45, 12:00 …)

• Letzte Ankunft: 14:00

• Cut‑off: 30 Min. vorher

• Max Gäste/Slot: 30 (abhängig von Tischanzahl)

• Widget‑Notiz: „Für Reservierungen am selben Tag nach 11:00 bitte anrufen.“

Beispiel B – Dinner (längere Aufenthalte)

• Sitzungsdauer: 120 Min.

• Slot‑Intervall: 30 Min. (18:00, 18:30 …)

• Letzte Ankunft: 21:00

• Zahlungspflichtig: aus (nur wenn nötig aktivieren)

Beispiel C – Brunch (mit Anzahlung)

• Zeitraum: jeden Sonntag im Monat

• Sitzungsdauer: 90 Min.

• Slot‑Intervall: 30 Min.

• Zahlungspflichtig: an (z. B. 10 € p. P. Vorauszahlung)

• Widget‑Notiz: „Vorauszahlung wird beim Gesamtbetrag angerechnet.“

Pro‑Tipps

• Kürzere Slots (15 Min.) = mehr Flexibilität, aber mehr Optionen im Widget.

• Sitzungsdauer realistisch wählen: lieber +15 Min. Puffer zur Stoßzeit.

• Zahlungspflichtig nur dort aktivieren, wo No‑Shows wirklich wehtun (Brunch, Events).

Mini‑Check

• Jeder Service hat klare Zeiten

• Sitzungsdauer passt zu Tischdrehung

• Cut‑off verhindert Last‑Minute‑Chaos

• Notiz erklärt Spezialregeln (Same‑Day, Telefon etc.)

5) Widget anpassen & einbinden

Was & warum? Das Widget ist dein Online‑„Eingang“. Brand‑Konformität erhöht Vertrauen & Conversion.

So geht’s

1. Widget‑Einstellungen öffnen.

2. Farben/Schriften an dein Branding anpassen.

3. Optionen: Welche Services sichtbar? Welche Tische/ Sektoren sollen nicht vorgeschlagen werden?

4. Einbindung:

   • HTML‑Snippet in ein Website‑Element einfügen oder

   • Direktlink auf Buttons/Navigation hinterlegen.

Beispiele

• Terrasse wetterabhängig? → Terrasse‑Tische nicht online sichtbar machen, nur manuell.

• Events auf Landingpage? → Direktlink zum Event‑Service verwenden.

Pro‑Tipps

• Teste das Widget einmal mobil und am Desktop.

• Platziere den „Jetzt reservieren“‑Button above the fold (keine Scroll‑Suche).

Mini‑Check

• Branding passt

• Richtige Services sichtbar

• Link/Einbettung getestet (mobil + Desktop)

6) Einstellungen prüfen & (optional) Google verknüpfen

Was & warum? Hier stellst du Feinschliff ein und verbindest Google, damit Gäste dich leichter finden.

So geht’s

1. Einstellungen prüfen (Allgemeines, Sprache, ggf. Benachrichtigungen).

2. (Optional) Google‑Verknüpfung aktivieren.

   • Hinweis: Sichtbarkeit im Google‑Profil ca. 24–48 Stunden später.

3. Test‑Reservierungen durchführen:

   • Einmal online (wie ein Gast)

   • Einmal manuell (im Dashboard)

Pro‑Tipps

• Nach Test‑Reservierung: Automatik prüfen (kommt Bestätigung korrekt? Zuteilung logisch?).

• Interne Team‑Notiz: „So weisen wir manuell zu, so stornieren/verschieben wir.“

Mini‑Check

• Testbuchung erfolgreich

• Bestätigungs‑E‑Mail/Prozess korrekt

• Google‑Verknüpfung (falls gewünscht) aktiv

7) Praxis: Wie denkt die Automatik?

• Zeta priorisiert passende Tische nach Min/Max‑Regeln und Kombinierbarkeit.

• Beispiel: Anfrage 3 Pers., 19:00 → bevorzugt 4er‑Tisch (Min ≤ 3 ≤ Max), kein 2er‑Tisch, kein 6er, wenn 4er frei ist.

• Kombi‑Beispiel: 8 Pers. → zwei 4er (kombi‑fähig) statt 6er+2er, wenn das effizienter ist.

Tipp: Wenn dir die Vorschläge nicht gefallen, prüfe Min/Max und Kombi‑Beziehungen zuerst.

8) Häufige Stolpersteine & schnelle Lösungen

• „Es gibt keine sichtbaren Zeitfenster.“

  
  

  → Service‑Zeiten/Letzte Ankunft/Cut‑off prüfen.

• „Tisch wird nie vorgeschlagen.“

  
  

  → Ist er aktiv? Stimmt Min/Max? Online‑Sichtbarkeit an?

• „Tischkombinationen für Gruppen werden nicht gut ausgewählt.“

  
  

  → Kombinierbar beidseitig setzen, Tischplan prüfen (stehen Kombi‑Tische sinnvoll?).

• „Zu viele 2er belegt durch Singles.“

  
  

  → Min bei 2er‑Tischen auf 2 setzen (Einzelgäste auf Bar/Walk‑In leiten).

• „Kurzfrist‑Chaos um 12:30.“

  
  

  → Cut‑off erhöhen (z. B. 45–60 Min. vorher).

9) Muster‑Setups zum Abkupfern

Kleines Café (20 Plätze)

• Sektoren: Innenraum, Außenbank

• Tische: 6×2er (Min 2/Max 2), 2×4er (Min 2/Max 5), Bar‑2 (online aus)

• Services:

  • Frühstück 08:00–10:30, Dauer 60 Min., Slot 15 Min., Cut‑off 30 Min.

  • Mittag 11:30–14:30, Dauer 60–75 Min., Slot 15 Min.

Restaurant (60–80 Plätze, Terrasse)

• Sektoren: Innenraum A, Innenraum B, Terrasse (sichtbar Apr–Sep)

• Tische: Viele 4er (Min 2/Max 5), einige 2er (Min 2/Max 2), 2×6er (Min 4/Max 7), Kombi‑Paare definieren

• Services:

  • Lunch Mo–Fr 11:30–14:30 (75 Min., 15 Min. Slots)

  • Dinner Tgl. 18:00–22:00 (120 Min., 30 Min. Slots)

  • Brunch So 10:00–14:00 (90 Min., 30 Min. Slots, zahlungspflichtig)

10) Abschluss‑Checkliste (einmal durchklicken)

• Sektoren erstellt & Sichtbarkeit korrekt

• Tische mit ID, Min/Max, Aktiv, (Un‑)Sichtbarkeit, Kombi

• Tischplan entspricht Realität

• Services mit Zeiten, Dauer, Slots, Cut‑off, (Anzahlung), Notiz

• Widget gebrandet & eingebunden (Mobil-/Desktop-getestet)

• Test‑Reservierungen erfolgreich

• (Optional) Google verknüpft

Das war’s! Viel Spaß beim Einrichtung der Reservierungs-Tools und erfolgreiche Reservierungen mit Zeta!