Um die Kosten Ihres Gastro-Betriebs zu reduzieren und somit mehr Gewinn herausschlagen zu können, müssen die Kosten korrekt erfasst und analysiert werden. Im Folgenden erkläre ich Ihnen, wie Sie das einfach und mit minimalem Zeitaufwand machen können.
1. Organisation: Die erste und wichtigste Maßnahme ist die Einteilung der Ausgaben in die drei Hauptkategorien:
Die Fixkosten beziehen sich auf Miete, Strom, Gas, Telefon, Internet, Website-Host, Kasse, Marketing, usw.
Die Personalkosten entsprechen allen Gehältern (auch Ihren).
Die variablen Kosten (Warenkosten) sind all jene, die mit den Produkten zu tun haben. Zum Beispiel Lebensmittel für die Produktion, Getränke und Verpackungsmaterial.
2. System: Nun müssen Sie den Weg finden, der am besten zu Ihrem Lebensstil passt, um die Ausgaben zu erfassen und in die genannten drei Kategorien einzuteilen. Wir empfehlen Excel-Vorlagen um die täglichen Ausgaben zu erfassen, da sie einfach zu verwenden sind und dynamische Analysen und die Erstellung von Diagrammen ermöglichen. Nachdem Sie Ihre Excel-Vorlage angepasst haben, müssen Sie sich überlegen, wann Sie (bzw. die verantwortliche Person) sich verpflichten, die Ausgaben zu erfassen. Die Erfassung sollte regelmäßig geschehen, damit es zur Routine und nicht zur unangenehmen Aufgabe wird. Sobald Sie diese Routine beherrschen, können Sie zum nächsten Schritt übergehen!
3. Beobachtung: Sobald Sie Ihre Ausgaben in allen 3 Kategorien für einen ganzen Monat erfasst haben, können Sie sehen wo jeder Cent hingeht. Dies ist etwas, was nur wenige tun, aber es ist zu 100% relevant für ein erfolgreiches Unternehmen.
Nun können Sie alle Ihre Kosten durchgehen und notieren, was für die kommerzielle Tätigkeiten relevant und was unnötig ist. Wir empfehlen Ihnen, die Ausgaben dementsprechend zu markieren:
- Grün für relevante und notwendige Ausgaben
- Gelb für reduzierbare Ausgaben
- Rot für unnötige Ausgaben
4. Analyse: Wenn Sie die Ausgaben dementsprechend klassifiziert haben, können Sie mögliche Kosteneinsparungen angehen:
Zum Beispiel: Produkt X nicht mehr kaufen, weil es nicht verwendet wird, oder weniger von Produkt Y verwenden, weil es sehr teuer und nicht notwendig ist. All diese Kostensenkungen, die Sie sehen können, müssen Sie in einer Excel-Tabelle hinzufügen, um zu berechnen, wie hoch die mögliche Kostenreduzierung ist.
Wenn z.B. Produkt X 50€ kostet und 1x/Woche gekauft wird und Produkt Y 20€ kostet und 5x/Woche gekauft wird und wir das auf 2x/Woche reduzieren könnten, dann würden wir am Ende des Monats ( 50€ * 4,3 Wochen) + (60€ * 4,3 Wochen) = 473€ mit diesen beiden Entscheidungen einsparen.
Um die täglichen Ausgaben zu erfassen, benötigen Sie wie im vorherigen Beispiel etwa 15 Minuten pro Tag, um am Monatsende mindestens €473 Euro zu sparen.
Ich hoffe, dass Ihnen dieser Artikel weiterhilft und Ihnen die Arbeit an Ihren Buchhaltungsauszügen erleichtert. Wenn Sie weitere Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, einen Kommentar zu schreiben!